Коли і як оплачується навчальна відпустка за КЗпП: нюанси, зразок заяви та наказу
У цій статті йтиметься про навчальну (учнівську) відпустку та її головні особливості.
Освіта має дуже велике значення для людини. Щоб влаштуватися на хорошу роботу, зазвичай потрібен диплом. Багато працівників паралельно з роботою продовжують або починають здобувати освіту. Здавалося б, усе зрозуміло, але не всім відомі нюанси, пов'язані з навчальною відпусткою під час такого навчання. Саме тому ми вирішили поділитися з вами важливою інформацією на цю тему.
Коли навчальна відпустка надається й оплачується?
Директору
ТОВ «______________________________»
(повна назва підприємства, установи)
____________________________________
(посада, прізвище, ім'я, по батькові
працівника у давальному відмінку)
ЗАЯВА
Прошу надати мені додаткову оплачувану відпустку у зв'язку
з навчанням тривалістю ______ календарних днів з «___»
____________ 20___ р. для ____________________________________
(складання сесії / державних іспитів / підготовки дипломної
роботи), відповідно до статті 216 Кодексу законів про працю
України та статті 15 Закону України «Про відпустки».
Довідку-виклик закладу освіти № ______ додаю.
«___» ____________ 20___ р. ______________ /__________________/
(підпис) (П.І.Б.)Тема справді важлива, адже найперше питання, що виникає в такій ситуації, пов'язане з оплатою цієї відпустки. Багатьох також цікавить, чи всім працюючим студентам вона надається. Усі ці аспекти врегульовані Кодексом законів про працю України (КЗпП), статтями 216–219. Тому вся інформація сформована нами згідно з чинним законодавством.
Важливо: у статті ми використовуємо поняття «навчальна відпустка» та «учнівська відпустка» як рівнозначні. Трудове законодавство виділяє термін «додаткова відпустка у зв'язку з навчанням», але на практиці часто кажуть «учнівська». Різниці немає.
Відпустка може надаватися працівникові в таких випадках:
- працівник проходить курси підвищення кваліфікації в рамках навчальних програм у визначених закладах освіти;
- працівник навчається за програмою підготовки спеціаліста або магістра;
- працівник здобуває загальну середню освіту, зокрема за заочною або вечірньою формою.
Варто розуміти, що недостатньо просто вчитися паралельно з роботою. Обов'язковими умовами є:
- компенсації можливі лише за навчання в одному навчальному закладі, за вибором працівника;
- гарантії можна отримати під час навчання на певному рівні тільки вперше: повторне здобуття кваліфікації того самого рівня не тягне компенсації навчальної відпустки;
- для отримання такої відпустки необхідно надати роботодавцю виклик на навчання (сесію);
- заробітна плата зберігається за працівником під час навчання за заочною або вечірньою формою;
- відпустка з усіма гарантіями надається працівникові тільки за основним місцем роботи.
Документація навчальної відпустки
Для отримання навчальної відпустки потрібно надати керівникові такий пакет документів:
- заяву про надання навчальної відпустки;
- виклик на навчання.
Розглянувши цей пакет документів, ви маєте отримати:
- наказ про надання відпустки, у якому буде вказано умови оплати;
- оформлення навчальної відпустки в особовій справі та в табелі обліку робочого часу.
Тривалість навчальної відпустки зі збереженням заробітної плати
Вам слід знати інформацію й про тривалість навчальної відпустки. Адже це особливий вид відпочинку, тим більше коли він оплачуваний. Конкретна тривалість залежить від рівня освіти, форми навчання та виду навчального заходу й визначається законодавством. Орієнтовно:
- для складання вступних іспитів і проміжних сесій передбачено окрему кількість календарних днів залежно від форми навчання;
- для здобуття вищої освіти за заочною та вечірньою формою тривалість сесійної відпустки зростає на старших курсах;
- найбільша тривалість передбачена на період державної атестації, написання та захисту дипломних і магістерських робіт.
Важливо: тривалість навчальної відпустки з усіма гарантіями може бути додатково розширена в колективному договорі — з більшою тривалістю та кращими умовами оплати.
Оплата навчальної відпустки
Частина гарантій залежить від форми навчання. Під час навчання за заочною та вечірньою формою додаткова відпустка у зв'язку з навчанням є оплачуваною. Якщо ж ідеться про навчання за рахунок підприємства, на працівника можуть поширюватися додаткові зобов'язання.
Під час навчання за денною формою оплата відпустки роботодавцем не гарантується законом. У цьому випадку навчальна відпустка може надаватися без збереження заробітної плати, як доповнення до основної відпустки.
Розрахунок навчальної відпустки
Важливо: відпускні мають бути виплачені не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки.
- Розрахунок навчальної відпустки не відрізняється від звичайного розрахунку відпускних. За основу береться середній заробіток працівника. Конкретну методику застосовує бухгалтерія підприємства згідно з порядком обчислення середньої заробітної плати.
- Загалом логіка така: визначається середньоденний заробіток, після чого його множать на кількість днів наданої навчальної відпустки. Розгляньмо умовний приклад.
- Припустимо, працівник за розрахунковий період заробив 400 тис. грн. Відпустку йому надано на 15 днів:
- середньоденний заробіток множимо на кількість днів відпустки;
- отримана сума й буде відпускними коштами.
Важливо: точну формулу обчислення середньоденної зарплати визначає законодавство, тому деталі розрахунку варто уточнювати в бухгалтерії підприємства.
- Бувають складніші випадки, коли працівник відпрацював неповний розрахунковий період. У такому разі розрахунок проводиться за фактично відпрацьований час.
- Розгляньмо ще один умовний приклад. Нехай загальний заробіток за відпрацьований період склав 250 тис. грн, а відпустку надано на 30 днів. Бухгалтерія обчислить середньоденний заробіток і помножить його на 30 днів — це й будуть відпускні за навчальну відпустку.
Трудові тонкощі навчальної відпустки
Важливо: працівникові потрібно розуміти ще один нюанс. У разі навчання за рахунок підприємства, коли виникне бажання чи потреба у звільненні, з'явиться й обов'язок відпрацювати певний обумовлений період або компенсувати витрати, пов'язані з навчанням. Тому будьте уважні!
Але і в цьому випадку є винятки, коли в працівника зникає вищевказаний обов'язок:
- у разі неможливості продовження роботи за медичним висновком;
- при ліквідації організації;
- під час призову на військову службу.
Існує також кілька винятків із основних правил, які потрібно чітко розуміти:
- під час другої перекваліфікації оплачувану навчальну відпустку працівникові не надають;
- умови нарахування відпускних виплат під час навчальної відпустки такі самі, як і при наданні звичайної відпустки.
Важливо: якщо працівник захворів під час навчальної відпустки, загальне правило продовження відпустки на час лікарняного може не діяти. Цей момент варто уточнювати окремо.
До речі, як правильно продовжити відпустку на час лікарняного, ви можете переглянути в матеріалі «Важливі тонкощі про продовження відпустки під час лікарняного».
Також запам'ятайте кілька речей, гарантованих законодавством для працівників:
- навчальна відпустка є додатковим видом відпустки, тому її неможливо замінити основною відпусткою;
- при збігу навчальної відпустки з основною першою надається навчальна. Основна відпустка переноситься на інший період за погодженням з керівництвом відповідно до графіка відпусток;
- обов'язок відпрацювання, компенсації витрат організації та інші аспекти мають бути прописані в трудовому чи колективному договорі або в правилах підприємства. За відсутності попередньої домовленості в працівника може не виникати такого обов'язку.
Ми розповіли вам усі основні аспекти, які працівник повинен не лише знати, а й розуміти. Великі компанії зацікавлені у кваліфікованих фахівцях, тому навчають своїх працівників. Освіта ніколи не буває зайвою. Трудове законодавство потрібно знати з усіма його нюансами. Працюйте, вчіться, і нехай у вас усе буде добре!