Як грамотно написати пояснювальну записку на роботі: зразок, шаблон, інструкція
Правильно складений документ, який пояснює причину помилок у роботі або порушень трудової дисципліни, дозволяє працівникові виправдати свої дії, а керівникові — визначити ступінь провини підлеглого.
Як би не намагалися працівники різних сфер — на виробництві, в офісі, на будівництві чи у відділі, — рано чи пізно в кожного з них виникає ситуація, у якій доводиться пояснити свої дії (або бездіяльність) роботодавцю в письмовій формі.
Документ, що пояснює причини якоїсь події чи вчинку працівника, називається «пояснювальна записка» (скорочено — «пояснювальна»).
Наявність пояснювальної дозволяє з'ясувати всі обставини, за яких були зроблені помилки чи провини, і визначити вину працівника в події.
Які причини для пояснювальної записки на роботі?
Причин, з яких керівник може зажадати від підлеглого описати подію в пояснювальній записці, досить багато. Серед найпоширеніших:
- запізнення
- неявка
- відсутність на роботі
- самовільний відхід до закінчення робочого дня (зміни)
- відмова від виконання обов'язків
- помилки в роботі
- невиконання посадових обов'язків
- виявлення комісією порушень під час перевірки
- порушення трудової дисципліни
Не варто одразу сприймати «в штики» пропозицію керівника написати пояснювальну. Написана пояснювальна — це виклад працівником власного бачення ситуації. Цей документ не дозволить начальству трактувати все по-своєму і покарати невинного підлеглого.
ВАЖЛИВО: Конституція України гарантує, що свідчити проти самого себе ніхто не зобов'язаний. Тому, якщо викладені в пояснювальній факти підтвердять вину працівника, писати її він не зобов'язаний.
Якщо керівник не отримав пояснювальну протягом установленого строку після того, як працівника попросили її надати, він має право застосувати дисциплінарне стягнення.
ВАЖЛИВО: Усі пояснювальні «підшиваються» до особової справи працівника і зберігаються тривалий час.
На чиє ім'я пишеться пояснювальна записка працівника на роботі?
Дізнатися, на чиє ім'я слід писати пояснювальну записку, може кожен працівник. Для цього достатньо зазирнути в «Правила внутрішнього трудового розпорядку». Там чітко позначені керівники, у чийому безпосередньому підпорядкуванні перебуває працівник. Пояснювальна повинна бути написана на ім'я одного з цих людей.
Якщо групу робітників зібрано з різних підрозділів, то на час виконання трудового завдання всі ці люди підпорядковуються керівнику групи. Отже, керівник може вимагати пояснювальну записку, написану на його ім'я.
Як правильно почати й закінчити пояснювальну записку: правила написання, інструкція
Суворих правил оформлення пояснювальної не існує, форма документа відносно вільна. Але є кілька умов, які потрібно виконати:
- Угорі в правому куті позначають, кому й від кого призначена записка (із зазначенням ПІБ, посади та назви підприємства).
- Посередині рядка: «Пояснювальна».
- Далі, з абзацу, сам текст у вільній формі із зазначенням точного часу, дати та обставин події (від першої особи).
- Після тексту пояснювальної працівник має право розмістити додатки, у яких коротко зібрані факти, що підтверджують його невинність.
- Нижче, починаючи з лівого кута: посада працівника, далі — підпис і розшифровка.
- Останньою, у лівому кутку, ставиться дата — день, коли складається пояснювальна.
ВАЖЛИВО: Викладаючи в пояснювальній причини події, працівнику бажано дотримуватися офіційно-ділового стилю, без використання ненормативної лексики. Водночас вимагати від підлеглого певного стилю або стислості тексту некоректно.
Уникнути пояснень перед начальством з приводу відсутності на робочому місці не вдасться. Керівництво цілком правомірно вимагає написати пояснювальну записку, адже невихід на роботу без поважної причини є порушенням трудової дисципліни.
У пояснювальній записці необхідно вказати причину відсутності. Бажано, щоб вона виявилася поважною, а ще краще — якщо працівник зможе надати документи, що підтверджують відсутність на робочому місці. Це можуть бути довідки, чеки або інші офіційні папери з датою й часом відсутності працівника, підтверджені підписом і печаткою.
ВАЖЛИВО: Не можна давати неправдиву інформацію та вказувати невірні факти, адже роботодавець може перевірити отримані в пояснювальній дані.
Найчастіше причиною відсутності на роботі в пояснювальних вказують:
- хворобу або необхідність терміново відвідати лікаря
- аварію, поломку автомобіля
- погодні умови
- необхідність терміново усунути наслідки затоплення в квартирі
Зразок пояснювальної з приводу відсутності на робочому місці:
- ПІБ керівника у правому кутку зверху (наприклад: «Директору ТОВ «Південний берег» Самійленку Олександру Олексійовичу»).
- Рядком нижче — свої дані: «від бухгалтера Сидоренко Наталії Тимофіївни».
- Нижче по центру: «Пояснювальна».
- Наступного рядка з абзацу: «28 лютого я була відсутня на роботі у зв'язку з тим, що в сусіда зверху прорвало трубу, і моя квартира виявилася затопленою. Виявила я це о 8.00. Одразу ж викликала ремонтну бригаду й намагалася врятувати від псування власне майно. Бригада робітників приїхала через півтори години після мого дзвінка, а до роботи з усунення течі вони взялися близько 10.00. Ремонт було закінчено о 13.30. Оскільки мій робочий день триває до 14.00, приїхати на роботу я не встигла. До пояснювальної додаю довідку з ЖЕКу, що підтверджує прорив труби опалення та факт проведення її ремонту».
- Останній рядок: «1 березня, підпис, Сидоренко Н. Т.»
Як правильно написати пояснювальну записку, щоб не покарали: поради
Директору
ТОВ «______________________________»
(повна назва підприємства, установи)
____________________________________
(посада, П.І.Б. керівника)
від ________________________________
(посада, П.І.Б. працівника)
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
«___» ____________ 20___ р. ______________________________
(стисло опишіть подію: що і коли сталося, обставини) __________
____________________________________________________________.
Пояснюю, що зазначене сталося з таких причин: ____________
____________________________________________________________
(об'єктивні причини та обставини, які вплинули на ситуацію).
Повідомляю, що ___________________________________________
(ваша позиція: визнаєте / не визнаєте провину, вжиті заходи).
Письмове пояснення надано відповідно до статті 149 Кодексу
законів про працю України.
«___» ____________ 20___ р. ______________ /__________________/
(підпис) (П.І.Б.)Уникнути покарання за порушення допоможе правильно складена пояснювальна.
ВАЖЛИВО: Існує думка, що працівник, який пише «пояснювальну» записку, вже погоджується з тим, що його звинуватять у тому, що сталося. Це помилка, тому не варто вигадувати нові назви для пояснювальної записки, а краще грамотно скласти текст.
Успіх пояснювальної записки залежить від точності дотримання таких правил:
- Інформація повинна чітко й стисло пояснювати ситуацію.
- Стиль записки має бути діловим. Недоречні в тексті пояснювальної витіюваті фрази та красномовні звороти.
- У жодному разі не можна намагатися перекласти свою провину на іншого працівника або приховати значущі факти.
- Наприкінці оповіді будуть доречні вибачення та обіцянка надалі бути уважнішим.
- Слід використовувати для написання пояснювальної чистий аркуш, писати розбірливо й акуратно.
ВАЖЛИВО: Складаючи текст пояснювальної, краще утриматися від уживання слів, у правописі яких виникають сумніви. Необхідно переконатися, що під час написання не допущено помилок, або замінити сумнівне слово синонімом.
Як написати пояснювальну записку на роботі з приводу помилки: зразок, шаблон, приклади
Якщо працівник припустився помилки, йому доведеться написати пояснювальну, незалежно від того, що стало причиною його неуважності. Більшість помилок на роботі трапляються через втому, стрес, неуважність чи брак досвіду. Будь-яку з цих причин можна вказати в пояснювальній записці. Головне — наприкінці записки пообіцяти надалі бути уважнішим і докласти зусиль, щоб подібне більше не повторилося.
Як написати пояснювальну записку на роботі з приводу скарги: зразок, шаблон, приклади
Скаргу на працівника можуть залишити клієнти, незадоволені рівнем обслуговування та якістю наданих послуг. Пояснювальну з приводу скарги писати складніше, ніж із будь-якого іншого приводу.
Текст записки повинен розкривати проблему, правдиво описувати ситуацію та виправдовувати працівника. З іншого боку, у пояснювальних такого роду обов'язково мають бути присутні слова каяття й обіцянка надалі не допускати подібних ситуацій.
Але що писати, якщо ініціатором конфлікту став саме клієнт, а своєї провини працівник не бачить?
- Слід добре обміркувати своє пояснення або порадитися з юристом.
- Не потрібно зізнаватися в тому, що неможливо перевірити й довести.
- У тексті можна згадати про сумлінність і старанність працівника, відсутність у нього дисциплінарних стягнень у минулому.
- Звернути увагу роботодавця на наявні пом'якшувальні обставини.
- Зробити собі копію пояснювальної.
ВАЖЛИВО: Якщо в пояснювальній будуть описані об'єктивні обставини, що виправдовують працівника, з великою ймовірністю йому вдасться уникнути покарання.
Як написати пояснювальну записку на роботі з приводу проступку: зразок, шаблон, приклади
Дисциплінарний проступок — невиконання або неналежне виконання трудових обов'язків без поважних причин. Згідно з Кодексом законів про працю України (ст. 147), за вчинення проступку передбачено такі види дисциплінарного стягнення:
- догана
- звільнення
Для окремих категорій працівників (прокуратури, митниці, держслужбовців) закон передбачає й суворіші покарання, серед яких пониження в ранзі, попередження про невідповідність та інші.
Але щоб покарати працівника за проступок, роботодавцю доведеться довести:
- неправомірність дій працівника
- сам факт вчинення проступку працівником
- вину працівника
Тому під час написання пояснювальної працівникові потрібно обдумати кожне своє слово. Інакше роботодавець зможе використати навіть найменшу «зачіпку», щоб покарати підлеглого.
ВАЖЛИВО: Не можна притягати працівника до відповідальності за проступок, якщо в документі про ознайомлення з положенням, яке він порушив, немає його підпису.
Пригода на робочому місці — ненавмисна, раптова зупинка процесу, яка може спричинити травми, втрату матеріальних засобів або інший збиток.
Залежно від виду події та провини в ній працівника настане покарання. У кращому випадку це буде догана та позбавлення премії, а в гіршому — звільнення.
У пояснювальній слід правдиво описати подію, зазначивши свою роль. При цьому важливо точно вказувати час. У деяких випадках текст краще складати разом з юристом.
Як написати пояснювальну записку за фактом порушень після перевірки: зразок, шаблон, приклади
Якщо перевірка на роботі виявила порушення, уникнути письмових пояснень не вдасться. А от залишитися безкарним можна лише в тому випадку, якщо такі порушення були виявлені вперше, а сам працівник користується довірою та повагою.
У будь-якому разі в пояснювальній потрібно покаятися й пообіцяти, що в майбутньому порушення будуть виправлені й більше ніколи не повторяться.
Однак якщо порушення були виявлені не вперше, сподіватися немає на що — заслужене покарання не змусить себе довго чекати, незалежно від того, що написано в записці. Написати пояснювальну записку зовсім не складно, тим більше що особлива форма для неї не потрібна. Але достовірність і стислість тексту, щирість, акуратність письма та відсутність граматичних помилок можуть допомогти уникнути покарання або пом'якшити його.